Dokładne naliczanie opłat i ich terminowe ściąganie osiągnięte mniejszym nakładem pracy
Automatyczne naliczanie wszystkich opłat sprawi, że każda rodzina
zapłaci szkole właściwą kwotę
Naliczanie i pobieranie opłat jest dla Polskiej Szkoły Sobotniej jedną z najbardziej skomplikowanych, a zarazem podatnych na pomyłki procedur. Błędy przy ustalaniu właściwych opłat dla rodzin oraz ich niepełne ściąganie przynosi szkole straty finansowe. Natomiast stosowanie niewłaściwie zaplanowanych procedur kosztuje dużą ilością czasu osoby w nie zaangażowane.
Pomocny w rozwiązaniu tych problemów może być Puchatek, specjalistyczny system do zarządzania Polską Szkołą Sobotnią, który został właśnie wyposażony w moduł do naliczania i pobierania opłat. Jego funkcje pozwolą m.in. na:
- Masowe naliczanie czesnego należnego od wszystkich rodzin.
- Automatyczne uwzględnienie statutowych ulg dla nauczycieli i pracowników.
- Automatyczne dodawanie kar (strat depozytów) za nieodrobione dyżury.
- Efektywne kontrolowanie stanu pobranych opłat i egzekwowanie terminowego wywiązywania się z ich wnoszenia przez rodziców.
Oto jak Puchatek umożliwi zrealizowanie wymaganych celów:
Tylko aktualny stan liczebności rodzin będzie użyty do naliczania opłat za czesne
Podstawą poprawnego naliczenia opłat należnych szkole jest posiadanie przez skarbnika aktualnej informacji o liczebności rodzin. Warunek ten Puchatek spełnia poprzez pełną integrację opłat i zapisów. Dlatego skarbnik nie musi nikogo o te dane prosić, on je po prostu ma!
Jeżeli szkoła stosuje standardowe ulgi (np. dla nauczycieli czy członków zarządu) Puchatek również je automatycznie uwzględni.
Kary i utracone depozyty nie pójdą w zapomnienie
Uwzględnienie w naliczaniu opłat kar za nieodbyte dyżury (lub ładniej brzmiący „przepadek depozytu”) jest zmorą dla wielu skarbników. Administrowaniem dyżurami zajmują się inne osoby i muszą one przekazać skarbnikowi informacje kto dyżurów nie odrobił.
Automatyczne połączenie w Puchatku systemu opłat i administrowania dyżurami spowoduje, że informacje te będą skarbnikowi na bieżąco znane.
Bez wysiłku – masowe naliczanie standardowych opłat za naciśnięciem guzika
W Puchatku zakodowane są formuły naliczania standardowych opłat w Twojej szkole (1):
- Obliczanie czesnego za semestr w zależności od ilości dzieci w rodzinie, z uwględnieniem ulg dla nauczycieli, pracowników, członków zarządu, itp.
- Doliczanie kar za nieodbyte dyżury, według reguł przyjętych w Twojej szkole.
- Wprowadzanie innych, automatycznie naliczanych dopłat czy ulg.
(1) W trakcie implementacji modułu opłat wprowadzone zostaną metody naliczania opłat oraz parametry właściwe dla Twojej szkoły.
W momencie podjęcia decyzji o naliczaniu opłat, skarbnik musi wybrać z dostępnej listy rodzaj opłaty i nacisnąć przycisk. Opłata tego typu zostanie przypisana każdej rodzinie w wysokości wynikającej z zastosowanej formuły. Jednocześnie skarbnik otrzyma całkowitą wartość tej opłaty dla szkoły.
Różne rodzaje opłat mogą być naliczane niezależnie od siebie.
Standardowe, masowo naliczone opłaty mogą być korygowane zanim poda się je do wiadomości rodzicom lub prześle (w postaci pliku) do stosowanych serwisów płatnościowych jak PayPal czy WorldPay.
Monitorowanie zmiany liczebności rodzin
W trakcie roku szkolnego, już po naliczeniu opłat, skład rodzin często ulega zmianie. Dzięki pełnej integracji modułu prowadzenia zapisów i modułu opłat każda zmiana w rodzinie będzie automatycznie przekazana do księgowości celem ponownego przeliczenia należnych opłat.
Kontrola terminowości pobierania opłat
Opłaty naliczane w Puchatku mają określone daty od kiedy obowiązują i do kiedy powinny być uiszczone. W wyniku tego każda rodzina będzie miała stworzony harmonogram płacenia należności. Zbiorczy harmonogram wszystkich rodzin może być użyty do efektywnej kontroli stanu opłat w danym roku szkolnym.
Precyzyjnie i bez pomyłek – biblioteka opłat
Przy naliczaniu opłat użytkownik może korzystać z biblioteki typowych opłat. Wybierając opłatę z listy automatycznie wprowadza się takie informacje jak przyjętą wielkość opłaty czy daty od kiedy obowiązuje i do kiedy powinna być uiszczona. Dzięki temu popełni się mniej pomyłek przy naliczaniu opłat oraz osiągnie lepszą kontrolę nad ich zbieraniem. Ma to też duże znaczenie przy organizacji zbierania opłat.
Dstępność informacji to lepsze administrowanie szkołą
Tak jak w przypadku innych funkcji Puchatka, informacje o stanie finansowym szkoły, o poziomie naliczonych oraz dotychczas zebranych opłat mogą być udostępniane szerszemu gronu funkcjonariuszy szkoły (dyrektor, prezes, zarząd). Wpłynie to na poprawę kontroli nad funkcjonowaniem szkoły oraz podejmowanie decyzji administracyjnych.
Planowanie i budżetowanie
Naliczanie opłat na następny rok szkolny możliwe będzie jeszcze przed zakończeniem bieżącego. Dzięki temu można szybko uzyskać oszacowanie przyszłych dochodów w oparciu o aktualny stan liczebny szkoły.
Mając do dyspozycji rzeczywisty liczebny stan rodzin skarbnik może również dokonać analiz zastosowania różnych taryf wysokości czesnego i jego wpływu na dochody szkoły.
Zbyt skomplikowane reguły naliczania opłat? Można je zmienić!
Jeżeli szkoła zastanawia się nad zmianą struktury opłat, Puchatek wydatnie ułatwi to zadanie. Posiada on bowiem zdolność używania szeregu algorytmów i strategii naliczania opłat:
- Opłaty zróżnicowane w zależności od ilości uczniów w rodzinie. Dowolne algorytmy naliczania stawek.
- Możliwość deklarowania różnej liczby semestrów w roku.
- Możliwość stosowania różnych stawek za semestr w zależności od ilości sobót.
- Automatyczne wprowadzanie zniżek dla rodzin nauczycieli lub innych funkcjonariuszy szkolnych.
- Zwolnienia z kar za dyżury dla członków zarządu, pracowników i nauczycieli.
Miej sprawy finansowe szkoły pod pełną kontrolą już od września 2014r.
Aby osobiście sprawdzić jak w praktyce wygląda administrowanie opłatami proponuję użycie wersji demonstracyjnej Puchatka. Zawiera ona przykładową implementację modułu do kontroli opłat wraz z typowymi metodami naliczania opłat stosowanymi przez Polskie Szkoły Sobotnie. Funkcje te mogą przynosić korzyści Twojej szkole już od najbliższego roku szkolnego
Aby uzyskać dostęp do wersji demonstracyjnej proszę nacisnąć poniższy przycisk w celu otrzymania danych do zalogowania się:
Zakup Puchatka do końca września i zaoszczędź £290
Tym szkołom, które zakupią Puchatka do końca września 2014r.(decyduje data podpisania umowy) wprowadzimy bez żadnej dodatkowej opłaty wszystkie istniejące dane dzieci i rodziców (jeżeli istnieją w formie elektronicznej). Pozwoli to zaoszczędzić kwotę £290 jaką normalnie pobieramy za tę usługę.
Zapraszam do zapoznania się ze szczegółami naszej oferty oraz podjęcia kroków prowadzących do jego zakupu i zastosowania:
Serdecznie pozdrawiam,
Jarosław Skręta
