English
Funkcje Puchatka
Puchatek posiada szeroki zakres funkcji niezbędnych do zarządzania polską szkołą sobotnią
Dobór funkcji Puchatka, jego struktura, interfejs użytkownika oraz sposób dostępu są podporządkowane jednemu celowi: sprawieniu aby zarządzanie polskimi szkołami sobotnimi było sprawniejsze i efektywniejsze.
Dostęp przez Internet to ogromna elastyczność używania
Kluczem do przydatności Puchatka w polskich szkołach jest dostęp przez Internet. Dzięki temu system może być używany w szkole, domu i biurze, w czasie dogodnym dla rodziców i pracowników szkoły.
Aby dostać się do systemu, wystarczy posiadać komputer podłączony do Internetu oraz dowolną przeglądarkę (Internet Explorer, Firefox, etc.). Puchatek przystosowany jest do współpracy zarówno z komputerami Windows jak i Apple Mac.
Dostęp do systemu zabezpieczony jest poprzez nazwę użytkownika oraz hasło. Dane przesyłane do Puchatka są kodowane, co zabezpiecza je przed ‘przechwyceniem’.
Funkcje Puchatka pokrywają wszystkie potrzeby zarządzania szkołą
- Utrzymanie kompletnych i aktualnych danych o dzieciach i ich rodzicach (opiekunach).
- Zapisywanie, wypisywanie i przenoszenie dzieci do klas.
- Kontrola obecności dzieci na lekcjach.
- Administrowanie nauczycielami i pracownikami.
- Kontrola świadectw o niekaralności (DBS, dawne CRB).
- Kontrola ilości i struktury klas.
- Układanie kalendarza szkoły.
- Administrowanie dyżurami.
- Utrzymanie komunikacji z rodzicami.
- Automatyczne przenoszenie wszystkich klas na koniec roku o poziom wyżej.
- Wszechstronne, dostosowane do specyficznych szkolnych potrzeb raporty i zestawienia.
Poniżej podane są szczegółowe informacje o niektórych funkcjach.
Kompletene i aktualne dane o dzieciach i ich rodzicach (opiekunach)
Więcej ...
- System pozwala na rejestrowanie wszechstronnych informacji dotyczących każdego dziecka i rodzica (opiekuna) oraz wspólnych dla całej rodziny.
- Wprowadzanie danych jest uproszczone np. poprzez kopiowanie adresu pomiędzy rodzicami.
- W informacjach wspólnych można rejestrować dane kontaktowe osoby dodatkowej, deklaracje rodziców o chęci pomocy szkole i inne uwagi.
- Wyszukiwarka rodzin pozwoli uniknąć dublowania wprowadzanych danych. Szybko można odnaleźć istniejącą już rodzinę.
- System poprawnie zidentyfikuje rodzinę nawet jeżeli jej członkowie noszą różne nazwiska lub gdy niekonsekwentnie użyte są polskie litery (Pakowski i Pąkowski to ta sama rodzina).
Zapisywanie dzieci do szkoły, wypisywanie i przenoszenie do klas
Więcej ...
- Dzieci można zapisać do szkoły, wypisać, przenieść do innej klasy, przywrócić do klasy.
- Dostępna jest pełna historia uczęszczania ucznia do szkoły.
- Po wypisaniu ze szkoły dzieci nadal pozostają w systemie. Pozwala to na ich szybkie ponowne zarejestrowanie w przypadku powrotu do szkoły.
Monitorowanie frekwencji
Więcej ...
- Dyrektor, wychowawca lub osoba upoważniona może zaznaczyć nieobecność dziecka w wybraną sobotę.
- Raporty o frekwencji umożliwią ustalenie stanu szkoły w przpadkach zagrożeń (alarmy) lub stwierdzenie nagminnych absencji.
Administrowanie nauczycielami i pracownikami
Więcej ...
- Przydzielanie stanowisk wychowawcy klasy lub asystenta.
- Przydzielanie nauczycieli przedmiotów ogólnych (np. religia, śpiew).
- Przypisywanie innych stanowiska (księgowość, pielęgniarka, itp.).
- Rejestrowanie i monitorowanie aktualności certyfikatów DBS (dawne CRB).
Struktura klas
Więcej ...
- Deklarowanie nazwy klas wg klucza rok, klasa (nazewnictwo dobrane indywidualnie dla Twojej szkoły).
- Zamykanie lub otwieranie nowych klas w trakcie roku szkolnego.
- Ustalanie dopuszczalnej liczby dzieci w każdej klasie.
- Podawanie opisu lokalizacji klasy w szkole, pomocne np. w łatwym ich znalezieniu przez rodziców przychodzących na wywiadówki.
Kalendarz szkolny
Więcej ...
- Deklarowanie roku szkolnego. Tylko soboty są dniami, które można dodać do kalendarza.
- Ustalanie, które soboty są dniami szkolnymi, a które wolnymi (ferie, wakacje).
- Wprowadzanie opisu specjalnych wydarzeń odbywających się w daną sobotę.
Dyżury rodzicielskie
Więcej ...
- Administratorzy dyżurów korzystają z centralnej ewidencji wszystkich rodzin i dzieci oraz mają dostęp do aktualnych danych kontaktowych.
- Sposób rejestracji wspiera różnorodne systemy organizacji dyżurów: wyznaczanie dyżurów, dobrowolne zgłoszenia i in.
- System uwzględnia przypadki zwolnień częściowych lub całkowitych.
- Raporty o planowanych lub odbytych dyżurach wspierają komunikację z rodzinami (przypomnienia o dyżurze w nadchodzącą sobotę, upomnienia osobom zalegającym, itp.).
- Łatwe przekazywanie do księgowości informacji o nieodbyciu dyżurów w poprzednim roku celem naliczenia kar.
Naliczanie opłat za szkołę i ich egzekwowanie
Więcej ...
- Opłaty naliczane są wszystkim rodzinom i we właściwej wysokości za dany okres, umożliwiając maksymalizację przychodów dla szkoły.
- System pozwala na elastyczną organizację kampanii opłat (semestralną, półroczną, itp.).
- Oprócz standardowych opłat, możliwe jest wprowadzanie ulg oraz kar.
- Dzięki prostemu interfejsowi transakcje opłat można dokonywać na bieżąco, unikając dodatkowej pracy.
- Dzięki odpowiednim raportom można szybko ocenić stan uiszczania opłat za dany okres.
- Osoby zajmujące się egzekwowaniem zaległych opłat mają dostęp do aktualnych danych kontaktowych, co zwiększa efektywność tych działań.
Raporty podstawą efektywnego zarządzania szkołą
Posiadanie kompletnych i aktualnych danych to fundament sukcesu w zarządzaniu szkołą. Do jego osiągnięcia konieczne jest aby dane te dotarły do wszystkich potrzebujących, w formie najbardziej dla nich użytecznej.
Nauczyciele potrzbują listy dzieci ze swojej klasy, wraz z informacjami o potrzebach medycznych dziecka i danymi kontatowymi rodziców.
Tymczasem skarbnik potrzebuje listę wszystkich rodzin, z podanym stanem liczebnym dzieci w rodzinie tak aby mógł prawidłowo naliczyć opłaty za dany semestr.
- Puchatek oferuje szeroką gamę raportów dostosowanych do specyficznych potrzeb wszystkich pracowników szkolnych (dyrekcji, zarządu, księgowości, dyżurów, pielegniarki, i in.).
- Raporty generowane są w oparciu o centralny zestaw danych.
- Raporty są dopasowane do indywidualnych potrzeb danej szkoły.
- Możliwe też jest tworzenie dalszych raportów.
Dane z raportów można kopiować do Excela
- lub innych programów, celem dalszego wykorzystania. Dzięki temu można tworzyć:
- listy mailingowe do mailshotów
- listy adresowe do mailmerge
- zestawienia dla księgowości, dyżurów
- wyciągi na potrzeby strony internetowej
- inne dokumenty przydatne w zarządzaniu
Administrator systemu ma pełną kontrolę nad użytkownikami
- Administrator tworzy role określające dostęp do różnych funkcji i opcji systemu.
- Administrator zakłada, zawiesza, aktywuje konta użytkowników, oraz przypisuje ich do określonych ról.
Bezpieczeństwo danych
Umieszczenie systemu Puchatek w Internecie stawia mu wysokie wymagania odnośnie bezpiczeństwa danych. Puchatek spełnia je poprzez:
- Kodowanie danych. Wszystkie informacje przesyłane pomiędzy komputerem użytkownika, a systemem są kodowane i w związku z tym niemozliwe do przechwycenia.
- Złożone hasła. System umożliwia ustalenie indywidualnej dla szkoły polityki złożoności haseł i częstotliwości wymuszania ich zmiany.
- Automatyczne zamykanie kont w przypadku większej ilości nieudanych prób uzyskania dostępu.
Prostota obsługi
Rodzice pomagający w prowadzeniu polskich szkół sobotnich bardzo często nie mają przygotowania do obsługi skomplikowanych systemów biurowych. Nie mają też czasu na odbywanie długotrwałych szkoleń. Dlatego naszym celem było zbudowanie systemu prostego w obsłudze:
- Do używania Puchatka nie potrzeba umiejętności informatycznych.
- Intuicyjny interfejs pozwala na szybkie nauczenie się obsługi systemu.
- Używanie tzw. słowników przyśpiesza wprowadzanie danych i pozwala uniknąć błędów.
- Konskwencja w projektowaniu interfejsu użytkownika sprawia, że nauczenie się obsługi tylko jednej funkcji pozwala na sprawne używanie innych.
- System używa terminologii i pojęć na codzień używanych w polskich szkołach sobotnich.
Tweet
