Moduł opłat i jego funkcje

Wszystkie funkcje związane z opłata mi znajdują się w opcji menu Księgowość :

Terminologia i pojęcia używane w module:

„Opłaty i ulgi” to transakcje naliczenia należnych opłat lub ulg i zniżek

„Opłaty standardowe” to te naliczane za pomocą ustalonych formuł (np. czesne za semestr w zależności od ilości dzieci)

„Inne Opłaty/Ulgi” to opłaty naliczane ad-hoc, w pojedynczych przypadkach (np. za wycieczki klasowe, itp. )

„Masowe naliczanie opłat” to naliczanie opłaty standardowej dla całej szkoły

„Opłaty i ulgi indywidualne” to opłaty standardowe lub inne, naliczone indywidualnie dla rodziny

„Wpłaty i zwroty” to transakcje przyjęcia należnej opłaty lub wypłacenia zwrotu

W pierwszym kroku należy masowo naliczyć opłaty standardowe. W tym celu wybieramy opcję „Opłaty i ulgi masowe”

Na początku, tabela naliczonych opłat będzie pusta. Na dole należy nacisnąć przycisk „Nalicz opłatę standardową”. Da nam to następujące możliwości:

W opcji “Semestr” trzeba wybrać jeden z dwóch semestrów jakiego tyczy się opłata. Tutaj uwaga. Niektóre opłaty mogą być płacone tylko raz (np. depozyty za dyżury). Jednak zawsze przypisujemy je do jakiegoś semestru gdyż z jego definicji pobierane są np. terminy płatności.

Po masowym naliczeniu opłat standardowych, tabela może wyglądać następująco:

Naliczone opłaty można usunąć (jeżeli nie chce się ich na razie podawać). W tym celu należy nacisnąć „Usuń opłatę standardową” i podać o którą opłatę i który semestr chodzi.

Opłaty standardowe można naliczać wielokrotnie, np. w sytuacji gdy od ostatniego naliczenia nastąpiła znacząca zmiana w ilości dzieci.

Opcja menu „Opłaty i ulgi indywidualne” wykorzystana jest gdy chcemy dodać opłatę/ulgę dla pojedynczej rodziny:

Tak jak w całym systemie, najpierw używamy mechanizmu wyszukania rodziny, której tyczą się wyświetlone informacje.

Używając opcji „Inna opłata / ulga” możemy dodać inne (nie standardowe) opłaty lub ulgi dla danej rodziny. Konwencja wprowadzania informacji podobna jak przy opłatach standardowych.

Po wybraniu, można edytować lub usunąć poprzednie opłaty. Przy „usunięciu” transakcji nie jest ona fizycznie usuwana, a tylko „schowana”. W ten sposób wszystkie operacje zawsze są zachowane w systemie.

Możemy też przeliczyć/dodać opłatę standardową, jeżeli stan rodziny uległ zmianie lub gdy nowa rodzona dołączyła do szkoły od czasu naliczenia masowego.

Chcę zwrócić uwagę na następującą funkcję:

Przy naliczaniu indywidualnej opłaty standardowej można wprowadzić zupełnie nie-standardową  opłatę (nazywamy ją „Opłatą standardową skorygowaną”) zarówno co do kwoty jak i terminów płatności. Tak indywidualnie naliczona opłata standardowa nie będzie usunięta w procesie usuwania masowo naliczonych opłat standardowych. Chodzi o to aby w procesie masowym nie kasować indywidualnych uzgodnień. Co więcej, jeżeli rodzina ma dodaną taką skorygowaną opłatę standardową, system nie naliczy już jej w procesie naliczania masowego.

Generalnie proces naliczania opłat powinien rozpocząć się z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby wszystkie komponenty mogły być uwzględnione.

Pobierania wpłat dokonuje się po wybraniu opcji menu „Wpłaty i zwroty”:

Opcji tej można używać w trybie bieżącym, gdy np. opłaty pobierane są w szkole od rodziców. Można zorganizować kilka stanowisk gdzie kilka osób na raz będzie pobierało opłaty tak aby rozładować kolejkę.

Proszę zwrócić uwagę, że przy pobieraniu opłat możliwe też jest ich naliczanie (te same funkcje co poprzednio). Często się bowiem zdarza, że w trakcie uiszczania opłaty rodzice dostarczają jakieś informacje, które mogą wpłynąć na wysokość opłaty. W takiej sytuacji można naliczoną opłatę skorygować. Funkcji tej można też używać aby dodać karę gdy opłata wnoszona jest po terminie.

Opłaty można też rejestrować retrospektywnie, gdy skarbnik rejestruje wpłaty dokonane przelewem lub gdy nie można ich wprowadzać do systemu na bieżąco.