Puchatek - internetowy system dla polskich szkol sobotnich Puchatek - internetowy system dla polskich szkol sobotnich

Początek nowego roku szkolnego to najlepsza okazja do uaktualnienia danych !

Początek nowego roku szkolnego to najlepsza okazja aby uaktualnić wszystkie dane dzieci, rodziców i opiekunów. Przgotowania do tego najlepiej jest poczynić jeszcze przed zakończeniem roku poprzedniego. Mamy wtedy ogromną gwarancję osiągnięcia pełnego sukcesu.

Oto podsumowanie kroków jakie należy podjąć, wykorzystując system Puchatek:

  1. Przed ostatnią sobotą roku szkolnego uaktualnić stan wszystkich klas.
  2. Tuż po ostatniej sobocie wydrukować wszelkie potrzebne raporty za poprzedni rok.
  3. Podnieść wszystkie klasy o poziom wyżej.
  4. Wygenerować w Puchatku raport zawierający wszystkie dane rodzin i wyeksportować go do programu Microsoft Excel.
  5. Przgotować w programie Microsoft Word elektroniczną wersję formularza do zapisów, używając opcji “mailmerge”.
  6. Dla każdego dziecka w szkole wydrukować (“mailmerge”) kopię formularza zawierającego posiadane dane dziecka i opiekunów.
  7. Przy pobieraniu opłat od rodziców przekazać im wydrukowane formularze celem naniesienia poprawek.
  8. Wprowadzić otrzymane poprawki do Puchatka.

Szczegóły poniżej.

 

Uaktualnić stan wszystkich klas

Przed ostatnią sobotą roku, osoba zajmująca się przyjmowaniem i wypisywaniem dzieci ze szkoły powinna dopilnować aby stan wszystkich klas był uaktualniony w Puchatku, po to aby uniknąć późniejszch dodatkowych poprawek. 

Oczywiście przy systematycznym używaniu Puchatka w ciągu roku stan klas nie powinien wymagać żadnych poprawek.

 

Wydrukować wszelkie potrzebne raporty za poprzedni rok

 Po zakończeniu roku szkolnego, gdy do systemu nie będą wprwadzane już żadne bieżące informacje (dyżury, obecność, itp.), należy wydrukować lub wyeksportować do Excela wszystkie raporty dotyczące poprzedniego roku, a które mogą być przydatne później. Należą do nich raporty o odrabianiu dyżurów, frekwencji dzieci, i in. Raporty te dostępne są w systemie w menu Raporty Różne :

 

 

Podnieść wszystkie klasy o poziom wyżej

 Używając opcji systemu Zakończenie Roku, trzeba zakończyć bieżący rok szkolny, zadeklarować następny (poprzez podanie pierwszej i ostatniej soboty) oraz przenieść wszystkie dzieci do wyższej klasy.

W systemie Puchatek czynności te są wysoce zautomatyzowane. System sam wypisuje dzieci, które opuszczają szkołę, przenosi pozostałe dzieci do wyższej klasy oraz opróżnia najniższe klasy w oczekiwaniu na przyjęcie nowych dzieci. Pozwala on również na łączenie klas. Wszystko za naciśnięciem jednego przycisku.

Jeżeli w nowym roku szkolnym mają powstać dodatkowe klasy, należy je najpierw utworzyć w systemie (menu Dyrektor, Administrowanie Klasami). Należy również usunąć klasy, które przestaną istnieć.  

 

Wygenerować raport zawierający wszystkie dane rodzin

W sekcji Raporty Różne należy wybrać raport o nazwie Wyciąg do formularzy do uaktualniania danych. Zawartość tego raportu należy skopiować do arkusza kalulacyjnego programu Microsoft Excel. Arkusz ten będzie stanowił bazę danych w procesie mail merge.

Proszę zwrócić uwagę, że nagłówki kolumn otrzymane w raporcie użyte będą jako pola, które należy wstawić w dokumencie formularza.

Zaleca się aby raport posortowany był rodzinami tak aby łatwo można było przekazać arkusze wszystkich dzieci rodzicowi. 

 

Przgotować w elektroniczną wersję formularza do zapisów

Używając jako wzorca aktualny formularz do rejestrowania danych dzieci i rodziców przy zapisach do szkoły należy stworzyć elektroniczną wersję tego formularza w programie Microsoft Word.

Na formularzu powinny się znajdować wszystkie informacje dostępne w systemie Puchatek. Zaleca się aby treść rubryk formularza pisana była normalnym krojem pisma, natomiast pola w których widoczne będą indywidualne dane dzieci i rodziców pisane były krojem wytłuszczonym. Spowoduje to lepszą widoczność danych, które trzeba uaktualnić i w ten sposób przyśpieszy process uaktualniania

Formularz ten trzeba przygotować wg procedury tworzenia dokumentów w trybie mail merge (dokładne instrukcje można znaleźć w dokumentacji programu Word). Zachowany w poprzednim punkcie raport z danymi użyty będzie jako baza danych dokumentu, a nagłówki kolumn z raportu wstawione zostaną jako pola.

 

Wydrukować kopię formularza zawierającego dane dziecka i opiekunów

 Po przgotowaniu raportu z danymi oraz kopii formularza do uaktualniania danych należy wydrukować kopię formularza dla każdego dziecka.

 

Przekazać formularze rodzicom celem naniesienia poprawek

Sposób w jaki przeprowadzi się uaktualnianie danych ma ogromne znaczenie dla osiągnięcia najlepszych rezultatów.

Głównym warunkiem sukcesu jest aby wszystkie rodziny otrzymały formularze do porawy danych i aby wszystkie rodziny poprawione formularze zwróciły.

W związku z tym najlepszą okazją jest pobieranie opłat za szkołę na początku roku, jak również podczas generalnych zapisów dzieci (w szkołach w których co roku prowadzi się zapisywanie wszystkich dzieci). Rodzicom należy wtedy rozdać formularze  wszystkich ich dzieci i uniemożliwić zapłacenie za szkołę lub zapisanie dzieci bez zwrócenia poprawionych formularzy.

Przy odbiorze formularzy osoby weryfikujące poprawki powinny zwracać szczególną uwagę na wypełnianie wszystkich rubryk (np. nazwa szkoły angielskiej, dane drugiego rodzica, itp.)

 

Wprowadzić otrzymane poprawki do Puchatka

Po zebraniu wszystkich uaktualnionych formularzy należy wprowadzić poprawki do systemu Puchatek. Zadanie to jest znacznie uproszczone dzięki temu, że:

  • Wprowadzane długopisem poprawki odcinają się od wydrukowanych danych, pozwalając na szybkie ich wychwytywanie osobie wprowadzającej.
  • Struktura wydrukowanego formularza oraz stron systemu Puchatek są bardzo podobne i pozwalają na szybką lokalizację miejsca w systenmie w którym poprawki trzeba wprowadzić.
Puchatek pozwala aż o 80% skrócić czas wprowadzania poprawek do danych dzieci i rodziców.

 

Zalecana powyżej procedura skutecznie funkcjonuje w polskich szkołach sobotnich i jest jedną z podstaw pełnego i systematycznego procesu uaktualniania daych dzieci i rodziców .

bottom